Fragen und Antworten zu OKKSA

Wer profitiert von OKKSA?
OKKSA-Kriterienkataloge sind vor allem eine wichtige Hilfe bei der Beschaffung neuer Programme sowie bei der Beurteilung der vorhandenen in den Verwaltungen. Mit Hilfe dieser Software-Messlatten können Anwender gemeinsam auf ein hohes funktionales Niveau der Verwaltungssoftware hinwirken. Aber auch Softwareentwickler finden in OKKSA wichtige Grundlagen für die funktionale Abrundung ihrer Produkte. In OKKSA wird ihnen gebündeltes  Anwender-Know-how zur Verfügung gestellt. Nicht zuletzt entstehen mit den OKKSA-Kriterienkatalogen auch Grundlagen für die seitens der Verwaltungen erforderlichen Freigabeprüfungen der Software.
Warum gibt es neben anderen bestehender Initiativen im Verwaltungsbereich auch noch den OKKSA e. V.?
OKKSA ist die Plattform für Softwareanforderungen „aus dem Verwaltungsvolk“. Neben den bereits seit Jahrzehnten etablierten grundlegenden Vorgaben der Verwaltungstätigkeit werden hier wichtige Ergebnisse der existierenden Initiativen gebündelt und für den Anwender und deren Anbieter „verwendbar“ gemacht, d. h. sie fließen in die entstehenden Anforderungskataloge ein. Im Unterschied zu anderen Initiativen steht damit nicht Innovation oder Verwaltungsmodernisierung im Mittelpunkt der Initiative, sondern der sichere Umgang mit den aus diesen Vorhaben erwachsenden immer komplexeren Techniken.
Aus diesem Grund ist der integrative Ansatz der OKKSA-Anforderungskataloge wichtig: sie sollen möglichst alle durch den Anwender und den Softwareentwickler zu beachtenden Aspekte umfassen bzw. auf diese verweisen. Damit sind auch Themen wie Datenschutz, Usability sowie sich neu entwickelnde Standards aus dem E-Government-Bereich (z. B. zur elektronischen Signatur) ein Thema in den OKKSA-Kriterienkatalogen.
Wer steht hinter OKKSA?
OKKSA entstand 2001 als Initiative einer Prüfstelle für Verwaltungssoftware bei TÜV Informationstechnik. Es ging darum, Normen und Vorgaben für Software in der öffentlichen Verwaltung transparent für Anwender und Anbieter zusammenzustellen und abzustimmen . Mit der Bildung des OKKSA e. V. im Jahr 2004 wurde die Trägerschaft an einen unabhängigen Verein übergeben, der aus mehreren, wirtschaftlich voneinander unabhängigen Mitgliedern besteht.
Wie konkret entstehen die Kriterienkataloge bei OKKSA?
Wenn für ein bestimmtes Fachgebiet ausreichendes Interesse vorhanden ist, wird ein so genanntes OKKSA-Center einberufen. Als OKKSA-Center bezeichnen wir das Gremium zur Abstimmung eines Anforderungskataloges für ein definiertes Fachgebiet.
Moderiert durch ein Vereinsmitglied (Redakteur) wird den Mitgliedern des OKKSA-Center zunächst ein Entwurf übergeben, der Grundlage für die offene, internetorientierte Diskussion ist. Die im Rahmen der Abstimmungsphase gegebenen Hinweise werden anschließend in den Katalogentwurf eingearbeitet. Bei komplizierten Sachverhalten können auch mehrere Abstimmungsrunden durchgeführt werden. Anschließend stimmt das OKKSA-Center  über den fertigen Katalog ab und gibt diesen zur Veröffentlichung frei.
Die Tätigkeit der OKKSA-Center folgt der entsprechenden Geschäftsordnung und wird durch das OKKSA-Board überwacht.
Wie verbindlich ist ein OKKSA-Kriterienkatalog?
Die Anforderungskataloge bei OKKSA widerspiegeln mit Experten abgestimmte Grundanforderungen der Verwaltungstätigkeit. Sie sollen in erster Linie Sicherheit bei der Beschaffung und auch bei der Entwicklung von Kommunalsoftware geben. Trotz der in den Katalogen enthaltenen Gesetzesverweise und der systematischen Prinzipien ihrer Erstellung haben die Kataloge jedoch nicht die Verbindlichkeit der Ihnen zu Grunde liegenden Vorschriften und Gesetze. Sie durchlaufen kein formalrechtliches Bestätigungsverfahren oder parlamentarische Gremien. Ihre Verbindlichkeit entsteht allerdings durch ihre Einbeziehung bei Beschaffungs- und Freigabeverfahren seitens einzelner Anwender oder Anwendergruppen.
Wie ist die Produkt- und Anbieterneutralität der Plattform sicher gestellt?
Die Diskussion der Kriterien bei OKKSA erfolgt grundsätzlich anwenderorientiert. Anbieter können zwar Mitglied im Verein werden, deren Einflussmöglichkeiten auf die Entstehung von Anforderungskatalogen sind allerdings gering. Die einzige erlaubte Mitwirkungsmöglichkeit in einem OKKSA Center ist die Delegierung eines Vertreters durch einen anbieterübergreifenden Verband. Diese Möglichkeit wird seit 2008 durch den Herstellerbeirat bei OKKSA wahrgenommen, der regelmäßig über einen gemeinsamen Vertreter beratende Stellungsnahmen abgiebt zur fachlichen Diskussion abgiebt.
Die einzelnen "Spielregeln" der Abstimmung sind in der Geschäftsordnung der OKKSA Center festgehalten. Die Überwachung der OKKSA Center erfolgt durch das OKKSA Board entsprechend einer separaten Geschäftsordnung.
Im OKKSA e.V. sind inzwischen zahlreiche konkurrierende Anbieter von Kommunalsoftware Mitglied. Sie fördern mit ihrer Mitgliedschaft einheitliche Messlatten für Kommunalsoftware.
Was muss ich tun, wenn ich Mitglied im Verein bin?
Vereinsmitglieder sollten Interesse an der Arbeit und den Zielen von OKKSA mitbringen und bereit sein, Sachverstand in die Diskussion fachlicher Softwareanforderungen einzubringen. Daher ist in erster Linie die Mitarbeit in einem OKKSA-Center wünschenswert. Darüber hinaus werden Mitglieder in den weiteren Gremien des Vereins (z. B. OKKSA-Board, Vorstand) tätig und können den Verein z. B. bei der Durchführung von Fachtagungen unterstützen.
Wer lediglich an den aktuellen Entwicklungen von OKKSA Interesse hat, jedoch keine Zeit für eine aktive Mitarbeit erübrigen kann, kann den Verein als „stilles“ Mitglied unterstützen. 
Welche Vorteile habe ich von einer Mitgliedschaft bei OKKSA?
Die Mitgliederversammlung des OKKSA e.V. ist zentrales Steuerungsorgan für die Tätigkeit des Vereins und seiner Fachgremien.Entsprechend groß ist der Einfluss der Mitglieder auf die weitere Entwicklung und damit letztlich auf den Nutzeffekt, den OKKSA und seine Arbeitsergebnisse bringen.
Weiterhin erhalten OKKA Mitglieder die Kriterienkataloge zum ermäßigten Preis.
Was kostet die Mitgliedschaft?
Der jährliche Mitgliedsbeitrag beträgt 50 €. Auf Antrag beim Vorstand des Vereins  wird dieser Beitrag für aktive Mitglieder (Mitwirkung in Fachgremien, ..) erlassen.
Kann ich als Anbieter einer Kommunalsoftware OKKSA-Mitglied werden?
Das ist möglich. Nicht zuletzt ist der Nutzen der OKKSA-Plattform auch für Softwareanbieter nicht unerheblich, da im Rahmen der Anforderungskataloge Anwenderinteressen gebündelt und verfügbar gemacht werden. Für interessierte Anbieter gibt es allerdings nur begrenzte Möglichkeiten, in einem OKKSA-Center mitzuwirken (Prinzip der Anwenderdominanz).
Muss ich OKKSA Vereinsmitglied sein, um an den Kriterienkatalogen fachlich mitzuwirken?
Nein. Die Mitwirkung an einzelnen Fachgremien ist unabhängig von einer Vereinsmitgliedschaft möglich. Aktiv mitwirkende Fachleute können aber auf Antrag die Mitgliedbeiträge erlassen bekommen.
Wann gibt es einen Kriterienkatalog zum Thema xxx?
Bei OKKSA gibt es keine Vorausplanung der Anforderungskataloge. Bei entsprechender Interessenslage können Mitglieder (aber auch Nichtmitglieder) eine Initiative zur Eröffnung eines OKKSA-Center  für ein Fachgebiet einbringen. Für alle Anderen heißt es: Immer mal wieder reinschauen bzw. den Newsletter abonnieren.
Wer finanziert die Moderation und Zusammenstellung von Kriterienkatalogen?
Bei der Entwicklung von Anforderungskatalogen handelt es sich in der Regel um Förderprojekte, die durch einen oder mehrere Anwender oder Anbieter unterstützt werden. Bedingung seitens OKKSA ist in jedem Fall die spätere öffentliche Verfügbarkeit des Kataloges und die transparente und produktneutrale Abstimmungstätigkeit (s. o.).
Ist OKKSA nur im kommunalen Bereich tätig?
Prinzipiell sind, soweit die OKKSA-Prinzipien der Transparenz und Neutralität nicht verletzt werden, auch Projekte für andere Verwaltungsebenen / Anwenderkreise möglich (siehe zum Beispiel den Kriterienkatalog für Online-Vergabe-Plattformen oder für kirchliches Finanzwesen).